3) Cuestiones de orden del trabajo

​Mi trabajo, y supongo que casi todos los trabajos freelance, requiere de un orden y planificación cuidado para poder cumplir en tiempo y forma con las fechas de entrega. En mi caso, tengo entregas a muy corto plazo (una semana, 10 días, 15 días), por lo que cada día (y cada hora, incluso), cuenta.

- Fechas de entrega: nunca, pero nunca, esperes hasta último momento para ponerte a trabajar. Existe algo llamado imprevistos, y es eso que aparece justo en el momento menos pensado y que llega para arruinarte la semana. Cada persona sabe cuánto tiempo le lleva hacer su trabajo (y si no lo sabés, porque nunca lo cronometraste, te recomiendo hacerlo para tener, aunque sea, un tiempo mínimo estimado) y es importante ser realista a la hora de comprometerse con un trabajo. Decir que sí a algo y terminar haciéndolo rápido y mal, no es lo ideal. Entonces, ¿cómo me organizo? Primero y principal, contá días (horas, semanas, meses, depende de cuánto te tome hacer eso que hacés) extra. En mi caso, si tengo que entregar algo dentro de 10 días, no los cuento enteros como días productivos, porque no es realista. Pueden pasar muchas cosas y tenés que haberlas previsto (enfermarte, que alguien muy cercano te necesite por algo, que se corte la luz, que te quedes sin internet, que quieras tener alguna vez algo de vida social, etc, etc). Por lo tanto, en este ejemplo de 10 días, cuento 7 como utilizables y parto de esa base para subdividir mi trabajo. En mi caso, cuento cuántas páginas debería corregir por día para cumplir la meta, y entonces si el día 2 me sentí mal, o tuve que salir a hacer las compras y después resulta que tenía que ir al médico por los chequeos anuales y además cuando llegué se me rompió el desagote de la cocina (¿qué, muy específico? Claramente esto me pasó jajaja) entonces no me preocupo, o al menos no muero de ansiedad, porque sé que tengo permitido perder unos pocos días y así y todo cumplir con mi fecha de entrega.

- Agenda/planificación: en mi día a día tengo mis dos aliados que, sin ellos, no sé cómo sobreviviría: mi agenda y mi planificador mensual. ¿Cómo los uso?  En la agenda anoto absolutamente todos los compromisos (incluyendo los personales, turnos médicos, etc) y, como uso una agenda día x día, en el 1 de cada mes me hago un resumen de entregas y fechas importantes. Esa página la tengo a mano porque la señalo con una banderita de color, de esa forma voy rápidamente a ella, y a veces me dibujo un calendario mensual, o a veces hago simplemente listitas, depende de las ganas y cantidad de tareas que voy a tener ese mes. [EDITO: empecé a escribir este post a fines del año pasado y ahora estoy usando una agenda diferente, de Monoblock, con semana a la vista que trae adelante de todo un planner mensual, así que ahora uso eso con el mismo fin]. Por otro lado mi gran aliado a la hora de tener a la vista el trabajo por hacer es el planificador mensual. Yo no uso los de papel, porque mis fechas de entrega suelen ir variando según muchos motivos, por lo cual sería engorroso tener que reescribir toda la semana en una nueva hoja, o hacerlo en lápiz e ir borrando. En vez de comprar uno tipo pizarra, por ser más caros, me armé uno yo misma. Diseñé un calendario con cinco semanas sin fecha, lo imprimí en una gráfica en tamaño grande, lo pegué a un cartón para que fuera más duro, y luego lo forré con contact transparente. Esa capa de contact hace de "pizarra", y luego con marcadores al agua le escribo el mes en curso, los días según cómo cayeron en el calendario, y los libros que tengo que entregar. Simplemente con algodón y alcohol se borra y reutiliza. La lista de libros la escribo en una sección a un costadito que diseñé para eso, y a cada libro le asigno un postit de color tipo banderitas, y entonces ese postit es el que me marca visualmente la fecha de entrega, una ayuda visual que personalmente me resultó de lo más útil. También anoto fechas importantes, para tener en cuenta y a la vista si voy a perder días por algún motivo. Puede parecer redundante, pero para mí planificador y agenda se complementan. En la agenda tomo notas más largas, además de que la llevo a todos lados, pero el planificador me permite de una sola mirada saber cómo vengo con las entregas. [EDITO OTRA VEZ: recientemente conocí la web/app Trello gracias a Eve de @editofila (síganla en Tw e IG) y si bien estoy en etapas preliminares de prueba, YA LA ESTOY AMANDO, así que puede que en breve agregue más info sobre esto].

- Backup. Por el amor de Rowling, HACÉ UN BACKUP DE TU TRABAJO. Como persona que atrae la mala suerte tecnológica y dañó 3 discos duros diferentes (al día de hoy sigo sin saber cómo), TE DIGO QUE HAGAS UN BACKUP. Primero que nada: hacelo regularmente, una vez cada 3 meses no sirve si justo se te rompe al mes 2, porque perdiste todo lo que no guardaste. Y además es más rápido. Una vez a la semana me aseguro de haber guardado lo más importante. Recomendación especial: si trabajás en documentos como word, excel, o diseñás en indesign, photoshop, etc... trabajá directamente en la nube. Un corte de luz te puede frustrar horas, días de trabajo. ¿Cómo? En mi caso, uso Dropbox en la compu. Y los archivos los trabajo DENTRO de la carpeta de Dropbox, y tengo la sincronización permanente. Además, apretá el botón de guardar cada 2 minutos aprox, eso es ley. ¿De qué me sirve el Dropbox? Sincroniza de manera online, entonces si se te corta la luz, o tu computadora muere, podés con un solo clic recuperar tus archivos. Más allá de si es una pérdida temporal o no, o si solo necesitaste ir a un café, conectarte hasta incluso desde el celu y mandar el archivo por mail, te salvó la vida. Si tus archivos son livianos, podés usar la versión gratuita. Yo uso la función premium porque te permite hasta 2 TB, o sea que viene a ser como una memoria externa pero que no se te rompe, y accesible en todos lados. Ahí guardé absolutamente todos mis archivos importantes, fotos viejas, mi trabajo, todo. Si bien a algunas personas les parece un costo elevado pagar unos 11 dólares al mes, la verdad suelo responder dos cosas: 1) Sale lo mismo que Netflix, si pagás Netflix por ocio ¿por qué no pagarías una herramienta importante de tu trabajo?; 2) ¿De verdad querés arriesgarte a perder todo? Te aseguro que intentar reparar un disco dañado y que te hagan un backup de tus archivos te va a salir muchísimo más caro. Totalmente comprobado por mí TRES VECES. Hasta que aprendí. Sé que es una molestia, y que todo cuesta cuando somos freelance, pero hay cosas que creo que no se negocian. Así como pagás internet porque lo necesitás para trabajar, pagá algún servicio de almacenamiento en la nube y resguardá tu trabajo. Si tus archivos son livianitos y no necesitás tantos GB o TB de almacenamiento, podés aprovechar la función gratuita de Dropbox o de Drive, o cualquier otra que exista, y también está perfecto. [EDITO: en mi caso, como dije, uso Dropbox, y cuenta como servicio, por lo cual según las leyes actuales solo me cobran un 8% sobre su valor en dólares, no el 30% que cobran en las compras normales. Si cambia el tema del dólar en algún momento intentaré mantener esto actualizado, pero quería aclararlo para que tuvieran una idea del precio actualizado].

- Fijarse metas. Esto se desprende de la planificación, pero acá voy a explayarme un poco más. A veces hay tareas que son más fáciles de planificar porque tienen una fecha de entrega concreta y hay que cumplirla y punto. Pero otras veces hay tareas sin fecha concreta, que "hay que hacer" en algún momento (pensar ideas nuevas, terminar de definir algo, etc), y ahí es donde podemos estancarnos, ya sea porque nos distraemos y terminamos haciendo otra cosa, o porque estiramos una tarea que podríamos haber hecho de una sentada y lo hicimos en una semana... Pueden ser miles los casos. Para no encontrarnos procrastinando, lo ideal es ponerse metas. A mí me sirve armarme listados, pueden ser por días o pueden ser por tareas, marcando qué tengo que hacer y cuándo. ¿No te da una satisfacción enorme tachar ítems de una lista porque ya están terminados? A mí sí, me sirve como incentivo, me sirve para no colgar, me sirve para saber cuánto me falta hacer. Lo que hago entonces, además de tener la agenda y el planificador mensual, es tener listaditos que pueden ser un papelito, en la agenda, en el celu (Keep es una app de Google que amo), donde quieras, y los divido. Por ejemplo, tomando el caso que nombré más arriba de un libro que tengo que entregar dentro de 10 días: voy a hacer la cuenta de la cantidad de páginas que tengo que hacer por día. Como no todos los días son hiperproductivos y -como ya dije- puede haber imprevistos, o planes como una reunión, etc, entonces no cuento la totalidad de los días como 100% productivos, si tengo una reunión o médico lo tengo en cuenta y me anoto menos trabajo para ese día, y lo compenso luego con días que sé que van a ser tranquilos. De esa forma divido el trabajo en pequeñas metas a cumplir. Como todo es relativo, sé que no voy a cumplir a rajatabla con números exactos. Quizás un día hice menos porque me dolía la cabeza, y al día siguiente hice muchas más porque ya me sentía mejor. Pero tener pequeñas metas subdivididas me permite llevar un control del progreso. Si al día 3 solo leí 10 páginas, estoy en un problema, y puedo saber con más precisión qué tan atrasada estoy. No llevar ningún tipo de registro me hacía perder muchos días, en los que creía que había sido re productiva porque había leído montones de páginas, pero resulta que ese libro era super largo, y entonces no había avanzado tanto como creía. En el caso de las tareas que no tienen fechas de entrega, es cuestión de saber qué momentos tengo más libres para dedicarle a esa tarea. Esto me pasa en mi otro trabajo como community manager, donde a veces tengo tareas más "relajadas" como mandar ciertos mails, o dejar programadas algunas publicaciones, etc. Tareas que parece que no hay que hacer YA, pero que eventualmente TENGO que sentarme a hacer. Entonces, me anoto en la agenda, o si hice un listado por semana, qué tengo que hacer. Estos listaditos los hago en postit adhesivos así que puede que los pegue en la agenda en equis día, o los pegue cerca de mi monitor, o donde sea. Esto está bueno para ir moviéndolo y tenerlo siempre a la vista. Por el momento no me animé con un bullet journal, pero lo estoy considerando porque sirve mucho para este tipo de tareas por hacer, listas, items, cosas que hay que mover de lugar... esas cosas que una agenda más estructurada no te permite. Si llevás un bullet y te animás, buscale la vuelta. Si no querés listas, podés armar barras de progreso, cuadritos, lo que te sirva y se adecue a lo tuyo. Pero llevá registro de cuánto tenés que hacer y cuándo, así no colgás tareas eternamente.

- Orden de los archivos de trabajo. Es muy importante tener los archivos de trabajo en orden. Voy a tomar de ejemplo lo que hago con mis archivos digitales, pero en caso de ser en papel o físicos el criterio es más o menos el mismo. Algunas aclaraciones: 1) Esto está muy relacionado a hacer el Backup, y es porque si luego de un tiempo necesitás acceder a algo viejo y no sabés dónde está guardado... eso y no haberlo guardado es lo mismo. 2) EL ESCRITORIO NO ES UN LUGAR PARA GUARDAR ARCHIVOS. Esto es algo que todo el mundo debería saber: no se guardan archivos en el escritorio de la pc, siempre guardalos en otra carpeta (puede ser "Documentos", o la que quieras). 3) Si sabés algo del tema (o tenés a alguien que lo haga por vos), lo ideal es tener el disco particionado, porque de esa forma (y esto se vuelve a relacionar con tema Backup) si guardás tus archivos en un disco que no sea el C (donde normalmente en Windows está el sistema operativo instalado) entonces si tenés que formatear o reinstalar el Windows, no perdés todos tus datos. (El escritorio justamente está en el C). En mi caso, tengo otros "discos" virtuales llamados D y E, y en uno guardo cosas sin importancia, y en el otro lo del trabajo. O sea que si un día (ya sabemos que en mi caso fueron muchos) se me daña el disco, sé dónde están mis archivos importantes y los que necesito recuperar. No backupeo toooodos los archivos de la compu, que sabemos que hay un 90% de cosas inútiles, sino solo las carpetas importantes.
¿Cómo ordenar los archivos? Yo tengo el siguiente sistema: en mi carpeta (hay otra para mi novio con sus cosas) tengo subcarpetas con distintas temáticas, por ejemplo cosas de la facultad, otros trabajos que tuve, etc. Una de esas subcarpetas se llama "Correcciones", y ahí es donde tengo todo mi trabajo editorial. ¿Todo suelto? NO, CLARO QUE NO. Cada caso es diferente, y podés subdividirlo por la temática que te resulte más cómoda, pero te cuento cómo ordené todo yo: dentro de la carpeta de "Correcciones" subdividí por editoriales, ya que lo lógico es que si necesito algo viejo, lo voy a necesitar de la misma editorial. Entonces tengo "Editorial 1", "Editorial 2" y "Editorial 3", por ejemplo. Dentro de esas carpetas los trabajos los guardo cronológicamente, porque de esta forma tengo un orden lógico, y cuando estoy buscando un archivo viejo lo voy a encontrar yendo hacia atrás aprox. el tiempo que sé que lo hice. A veces me pasa que los libros aún no tenían título definitivo en español cuando los corregía, por ende la búsqueda por título no siempre funciona (más cuando ni te acordás cómo se llamaba en inglés, o cuál fue la traducción final). Entonces los ordeno agregando un número delante del título, de esta forma: "1_ Libro equis", "2_ Otro libro", "3_ Libro pepito". Así, van a quedar siempre ordenados consecutivamente, y van a resultar fáciles de encontrar. Por favor, no llames a las carpetas literalmente "último libro", porque no vas a encontrarlas. Tampoco uses para los archivos títulos como "versión final final definitiva", porque andá a recordar cuál era realmente la última. Si tenés muchas versiones de un mismo archivo, poneles fecha o número. Dentro de la carpeta del libro/trabajo que estés haciendo, hacé más subcarpetas de ser necesario. La idea es encontrar las cosas después, así que en mi caso por ejemplo dentro de la carpeta de un libro tengo el archivo final suelto y subcarpetas con los originales, otra con imágenes si hubiera, etc. Todo ordenado, todo con nombre. Y si hay muchas versiones de un archivo hago otra carpeta llamada "Versiones anteriores" para que a la vista solo esté la última versión. Y, como dije arriba, siempre numeradas o con fecha: "Libro Pepito v1", "Libro Pepito v2", etc etc etc. Si querés, cuando ya entregaste el archivo final, a ese sí podés llamarlo "Libro pepito v8 - final" para tener la total seguridad de que eso fue lo que enviaste. En caso de que quieras ponerles fecha a los archivos tenés que saber que el orden es alfabético en las carpetas (por defecto), por lo que no te toma la totalidad de la fecha, sino el primer número, que corresponde al día. Entonces si los archivos se llaman "Libro pepito 22-02-2019" y "Libro pepito 30-01-2019" te va a aparecer primero el del 22 de febrero y después el de enero. En esos casos es recomendable usar al revés las fechas para que sí tengan orden lógico (es decir, año-mes-día, porque de esta forma el mes aparece primero y se respetará la cronología: 2019-01-30 y 2019-02-22 en este ejemplo, sí aparecerían en orden cronológico si los nombrás así). No suelo recomendar este formato con fechas (en los detalles del archivo podés ver la fecha de creación y modificación del archivo), pero en caso de que te resulte necesario sí o sí, tené en cuenta esto último.
Como había comentado anteriormente, también realizo trabajos de community manager para una editorial, y este es un caso totalmente aparte para el orden. Allí tengo por ejemplo imágenes para subir a las redes, portadas para poner en Facebook y Twitter, videos, y más. En cada caso el orden va a depender de lo que necesites, pero la lógica siempre tiene que ser la misma: de categorías más generales y grandes, a subcategorías pequeñas y más específicas. Como acá sí me importa la fecha, uso el formato año-mes-día para nombrar el orden en que salen las novedades, y cada rubro tiene su carpeta. A su vez, cuando una imagen ya la usé, lo marco. Entonces, por ejemplo, dentro de la carpeta de "Portadas de Facebook" creo una carpeta que se llama "Ya subidas". Ahí voy arrastrando todas las que ya usé, así me queda el registro, y a la vista solo tengo lo que falta usar. En otra carpeta aparte tengo archivos, como calendarios en excel con las publicaciones y demás, y también cuando corresponde armo subcarpetas. Justo en esa carpeta solo tengo 2 o 3 archivos, así que ahí no tenía sentido dividir en subcarpetas (tampoco la pavada). La idea es que todo sea práctico y funcional, no un dolor de cabeza. Y la idea es que VOS encuentres los archivos, así que dentro de lo lógico usá el orden que a vos te sirva y que vos sepas identificar. Si no vas a encontrar las cosas, tampoco sirve.

- Evitar distracciones. Bueno, es un poco obvio, pero cómo cuesta, ¿no? En mi caso, tengo épocas en las que me cuesta más concentrarme que otras, como supongo que a casi todo el mundo le pasa. Cuando estoy MUY pero MUY distraída, escondo mi celular. Sí, lo escondo. Porque cualquier sonido, mensaje, whatsapp, notificación, me hace perder el hilo de lo que estoy haciendo. Entonces lo guardo en un cajón, o lo dejo cargando en otra habitación, bien lejos para no tentarme. Sé que también existen aplicaciones para esto (hay apps que para desbloquear el celular te preguntan si ya hiciste lo que tenías que hacer, o tenés que responder una pregunta, etc). Obvio que no son infalibles, pero si estabas agarrando el celular por costumbre, son un llamado de atención que te dice "mmm, me parece que tenés que seguir trabajando". Hay personas que eliminan las aplicaciones que les distraen, como Twitter, aunque para mí es un trabajo bastante engorroso la verdad, porque uso las redes sociales para trabajar, pero si te sirve, bien por vos. Lo importante es ser consciente de eso que te genera una distracción y evitarlo a toda costa. Si el ambiente en el que estás no es muy favorable, intentá irte de ahí. Si podés llevarte el trabajo a otro lado hacelo, probá distintas técnicas hasta que encuentres la que te sirva. Yo no tengo notebook, trabajo con PC de escritorio, pero algunas personas se van a un café y trabajan desde ahí para dejar de distraerse. No sé si me serviría a mí, porque soy más de querer tener mi espacio (¡y además quiero ir al baño cada dos minutos si estoy tomando café!), pero, insisto, probá lo que te sirva a vos, porque para cada persona es diferente. Si ayuda, llenate de frases inspiradoras en una pizarra, en un cuadrito, en tu escritorio, donde quieras. Todo lo que sume, bienvenido.

- Relajarse. Cada tanto, relajá la cabeza. Trabajar 14 horas seguidas en la computadora no le hace bien a nadie. No solo la cabeza, sino la espalda, el cuello, las manos, las muñecas, todo. Organizá tus comidas (otra cosa importante, que en mi caso como no vivo sola tengo alguien que me diga "Erika tenés que comer", pero si no cuando estoy sola me pongo alarmas para cortar y comer algo). Si te esforzaste mucho y sentís que no aguantás más, cortá. Salí a dar una vuelta, a comprar algo a la esquina, o solamente mirá un capítulo de una serie (¡UNO SOLO!), pero irse al extremo de trabajar sin parar para descansar tampoco le hace bien a nadie.

Bueno, creo que esto es todo, les leo en los comentarios, cualquier cosa que les gustaría conocer más en detalle me cuentan y si está en mis posibilidades, lo agrego a este post o sumo uno nuevo. ¡Espero que les haya servido, y me encantaría leer sus experiencias!